Gestion d'École
Guide complet — configuration, inscriptions, académique, présences, bulletins, espace étudiant
Paramètres de l'établissement
Ouvrez Administration → Paramètres. Renseignez le nom de l'école, l'adresse et les informations de contact. Configurez les années scolaires en indiquant la date de début et la date de fin — activez l'année en cours via le bouton Marquer comme actuelle. Cette étape est indispensable avant toute inscription.
Créer les classes
Toujours dans Paramètres → Onglet Classes, cliquez sur Nouvelle classe. Donnez un nom à chaque classe (CP1, CE2, 6ème…). Vous pouvez en créer autant que nécessaire. Ces classes seront disponibles lors des inscriptions et dans tous les autres modules.
Configurer les frais scolaires
Dans Paramètres → Onglet Paiements, ajoutez chaque type de frais : écolage mensuel, droits d'inscription, frais de sortie. Indiquez le montant, l'échéance et activez-le. Ces frais apparaîtront ensuite dans le module Paiements pour chaque étudiant.
Gérer les utilisateurs & autorisations
Dans Paramètres → Onglet Utilisateurs, ajoutez les comptes de vos collaborateurs (secrétaire, caissier, directeur adjoint). Pour chaque utilisateur, définissez précisément les modules accessibles (Dashboard, Inscriptions, Paiements, Notes…). Les modules barrés sont réservés à votre abonnement actuel.
Ajouter les enseignants Diamondra
Dans Académique → Enseignants, cliquez Ajouter. Renseignez le prénom, le nom, la spécialité et les coordonnées. Chaque enseignant sera ensuite assignable aux matières et à l'emploi du temps.
Créer les matières Diamondra
Dans Académique → Matières, ajoutez chaque discipline : Mathématiques, Français, Sciences… Associez un code et un coefficient à chaque matière. Ces paramètres seront utilisés pour le calcul automatique des moyennes dans les bulletins.
Saisir les notes Diamondra
Dans Académique → Saisie des Notes, sélectionnez la classe, l'année scolaire et la matière. Le tableau de saisie affiche tous les étudiants de la classe. Entrez les notes sur 20 pour chaque étudiant. Les modifications sont sauvegardées instantanément. Vous pouvez saisir des notes par matière pour chaque période.
Générer les bulletins Diamondra
Dans Académique → Bulletins, sélectionnez la classe et la période. Les bulletins sont générés automatiquement avec la moyenne par matière, la moyenne générale et le rang. Cliquez Télécharger PDF pour imprimer le bulletin d'un élève, ou exportez tous les bulletins de la classe d'un coup.
Inscrire un nouvel étudiant
Dans Inscriptions, cliquez Nouvelle inscription. Remplissez la fiche : prénom, nom, date de naissance, contact, genre, classe et année scolaire. Un matricule unique est attribué automatiquement. La photo est optionnelle. Validez pour créer le dossier.
Consulter & modifier un dossier étudiant
Dans Étudiants, utilisez la barre de recherche (matricule ou nom) et les filtres par classe, genre, année. Cliquez sur l'icône œil pour voir ou modifier le dossier complet. Toutes les modifications sont tracées avec la date et l'utilisateur ayant effectué le changement.
Réinscrire sur la nouvelle année Diamondra
Dans Étudiants, cliquez sur l'icône flèche circulaire d'un étudiant. Une fenêtre s'ouvre pour sélectionner la nouvelle année scolaire et la nouvelle classe. Confirmez la réinscription — toutes les données de l'élève sont conservées, seule l'affectation change.
Accès espace étudiant Diamondra
Dans Étudiants, cliquez sur l'icône cadenas pour créer ou régénérer les identifiants de connexion d'un élève à l'espace étudiant. L'étudiant peut se connecter avec son identifiant et son mot de passe pour consulter ses notes, présences, paiements et l'emploi du temps.
Encaisser un paiement
Dans Paiements, saisissez le matricule ou le nom de l'étudiant dans la barre de recherche. Sa fiche s'affiche avec tous les frais dus. Sélectionnez le frais à encaisser, entrez le montant reçu et le mode de paiement. Cliquez Valider — un reçu est généré instantanément et le solde est mis à jour.
Suivre les paiements d'un étudiant
Dans Étudiants, cliquez sur l'icône carte bancaire pour voir l'historique complet des paiements d'un élève : montants versés, restants, dates et modes de paiement. Un bouton Exporter PDF permet de télécharger le relevé de compte.
Historique & Finance globale
Historique liste toutes les transactions avec filtres par date, classe, type de frais. Finance affiche le tableau de bord financier complet : recettes totales, montants en attente, taux de recouvrement et évolution mensuelle. Exportez en PDF ou Word depuis chaque page.
Saisir les présences en classe Diamondra
Dans Suivi → Présences, sélectionnez la classe et la date. Tous les étudiants s'affichent avec le statut Présent par défaut. Cochez les absents, retardataires ou excusés. Ajoutez un motif si nécessaire. Enregistrez — les présences sont visibles par l'étudiant dans son espace personnel.
Lien de présence partageable Diamondra
Dans Suivi → Liens Présence, cliquez Créer un lien. Sélectionnez la classe, la date et la durée de validité (ex: 2 heures). Un lien est généré — partagez-le au professeur par WhatsApp ou e-mail. Le professeur ouvre le lien, voit la liste de la classe, marque les absences et sauvegarde. Les présences s'enregistrent automatiquement dans le système.
Emploi du temps Diamondra
Dans Suivi → Emploi du Temps, cliquez Sélectionner / Créer une semaine. Choisissez la classe et la semaine. Cliquez sur une case horaire dans la grille pour ajouter un cours — sélectionnez la matière, l'enseignant, la salle et la durée. Le cours s'affiche en couleur sur toutes les heures concernées. Cliquez Valider pour publier la semaine aux étudiants.
Sanctions disciplinaires Diamondra
Dans Suivi → Sanctions, recherchez l'étudiant concerné et cliquez Ajouter une sanction. Saisissez le type (avertissement, exclusion temporaire…), la date, la description et la décision prise. L'historique complet des sanctions est conservé dans le dossier de l'élève.
Publier une annonce Diamondra
Dans Communication → Annonces, cliquez Nouvelle annonce. Rédigez le titre et le contenu. Choisissez le type (Info, Urgent, Événement) et la cible (toute l'école ou une classe spécifique). Définissez une date de publication et d'expiration. L'annonce apparaît automatiquement dans l'espace étudiant.
Partager des supports E-Learning Diamondra
Dans Communication → E-Learning, cliquez Ajouter un document. Uploadez un fichier (PDF, Word, PowerPoint) et renseignez le titre, la description, la matière et la classe cible. Les étudiants peuvent télécharger le document depuis leur espace. Idéal pour les cours, exercices ou évaluations à distance.
Créer les accès étudiants
Dans Étudiants, cliquez sur l'icône cadenas à côté d'un élève. Générez un identifiant et un mot de passe. Ces identifiants permettent à l'étudiant de se connecter à l'espace en ligne dédié. Vous pouvez régénérer le mot de passe à tout moment depuis ce même menu.
Ce que voit l'étudiant dans son espace
L'étudiant se connecte sur la page Espace Étudiant avec ses identifiants. Il accède à : ses informations personnelles, le suivi de ses paiements (montant dû, payé, restant), l'historique de ses présences et absences, les annonces de l'école, les documents e-learning et l'emploi du temps de sa classe en format tableau hebdomadaire.
Accès depuis la sidebar (lien direct)
Dans la barre latérale, le groupe Communication contient un lien Espace Étudiant qui ouvre la page de connexion dans un nouvel onglet. Partagez cette URL aux familles et étudiants. L'accès est sécurisé : seuls les étudiants avec identifiants générés peuvent se connecter, et uniquement si votre établissement a un abonnement Diamondra actif.
Safira — Accès de base : Tableau de bord, Inscriptions, Étudiants, Paiements, Historique, Finance, Abonnements, Paramètres.
Volamena — Safira + Emploi du Temps.
Diamondra ♦ — Accès complet : tous les modules ci-dessus + Enseignants, Matières, Notes, Bulletins, Présences, Sanctions, Liens Présence, Annonces, E-Learning, Espace Étudiant, Réinscription, Accès étudiant, Absences.
Restaurant
De la configuration initiale au menu QR code — guide complet étape par étape
Configurer votre restaurant
Allez dans Administration → Paramètres. Renseignez le nom du restaurant, l'adresse, le téléphone, la devise (ex: Ar) et uploadez votre logo. Ces informations apparaissent sur les tickets et le menu public.
Ajouter des utilisateurs
Dans Administration → Utilisateurs, créez vos comptes admin/manager en définissant les droits d'accès (Commandes, Tables, Finance…). Ajoutez vos serveurs séparément — ils accèdent via l'Espace Serveur (plan Diamondra).
Créer les tables
Dans Service → Tables, cliquez sur le + et ajoutez chaque table en renseignant son numéro et sa capacité. Les tables apparaissent ensuite dans l'interface de commande.
Composer la carte (Menu & Plats)
Dans Cuisine → Menu & Plats, cliquez sur le bouton +. Renseignez : nom du plat, catégorie, prix, description et une photo. La photo apparaîtra sur le menu QR client. Organisez par catégories (Entrées, Plats, Desserts, Boissons…).
Fiches techniques des recettes
Dans Cuisine → Fiches techniques, sélectionnez un plat et ajoutez ses ingrédients avec les quantités. Cela permet de calculer les coûts et de gérer les stocks automatiquement (plan Diamondra).
Prise de commande
Dans Service → Commandes, sélectionnez une table et ajoutez les plats de la carte. Le total TTC est calculé en temps réel. La commande reste modifiable tant qu'elle n'est pas payée.
Réservations de tables
Dans Service → Réservations, enregistrez les réservations clients (nom, date, heure, nombre de couverts, table). Changez le statut au fil du temps : En attente → Confirmée → Arrivée (plan Diamondra).
Paiement et ticket de caisse
Après encaissement, validez la commande. Elle bascule dans Commandes payées. Le ticket de caisse est disponible à l'impression immédiatement. La table se libère automatiquement.
Enregistrer les dépenses
Dans Finance → Dépenses, saisissez chaque charge : catégorie, montant, date, fournisseur, mode de paiement. Les dépenses sont prises en compte dans le calcul du bénéfice net lors de la clôture.
Clôture de caisse journalière
En fin de journée, allez dans Finance → Clôture de caisse. Vérifiez le bilan : recettes, dépenses, bénéfice net. Cliquez sur Clôturer la caisse. Cette opération est irréversible et archive la journée.
Rapports & historique
Dans Rapports → Historique commandes, retrouvez toutes les transactions. Finance globale affiche le chiffre d'affaires, les plats les plus commandés et les performances par période.
Générer le QR code du menu
Dans Partage → QR Code Menu, cliquez sur Générer mon QR code. Un lien unique est créé. Vos clients peuvent scanner ce QR code pour voir votre menu en temps réel sur leur téléphone, sans application.
Choisir le style et télécharger
Sélectionnez le style du QR code (Classique, Sombre, Arrondi…). Choisissez le format QR simple pour les tables, ou le format Flyer avec le nom du restaurant et le badge Kintana. Téléchargez en PNG ou imprimez directement.
Partager le lien ou coller le QR
Copiez le lien avec le bouton Copier et partagez-le sur vos réseaux sociaux. Imprimez le flyer et placez-le sur chaque table. Si vous modifiez les prix ou plats, le menu QR se met à jour instantanément sans changer le QR code.
Gestion Commerciale
Inventaire, ventes, clients, dépenses et analyses — guide complet étape par étape
Configurer votre commerce
Allez dans Administration → Paramètres. Renseignez le nom du commerce, l'adresse, le téléphone, la devise utilisée (ex: Ar) et uploadez votre logo. Ces informations apparaîtront sur vos reçus et factures.
Ajouter des produits à l'inventaire
Ouvrez Stock → Inventaire puis cliquez sur le bouton + en bas à droite. Renseignez : nom du produit, référence (auto-générée), catégorie, prix d'achat, prix de vente, prix de gros, quantité initiale en stock et seuil d'alerte. Ajoutez une photo si possible.
Ajuster le stock manuellement
Dans Stock → Inventaire, cliquez sur l'icône ± d'un produit pour ajouter ou retirer des unités — réception de marchandise, correction d'erreur. Chaque ajustement est enregistré dans l'historique des mouvements.
Enregistrer une vente (caisse POS)
Allez dans Ventes → Caisse / POS. Tapez le nom ou la référence du produit dans la barre de recherche, sélectionnez la quantité et le type de prix (détail, gros ou demi-gros). Cliquez Ajouter au panier. Répétez pour chaque article. Choisissez le mode de paiement, saisissez le montant reçu et validez.
Imprimer le reçu
Après validation, un reçu thermique s'affiche automatiquement avec le détail de la vente, le montant total, la monnaie rendue et les infos de votre commerce. Imprimez-le depuis la fenêtre qui s'ouvre, ou retrouvez-le plus tard dans Rapports → Historique ventes via le bouton Imprimer reçu.
Appliquer un code promo ♦ Diamondra
En bas du formulaire de vente, saisissez un code promo dans le champ dédié et cliquez Appliquer. Si le code est valide et actif, la remise est calculée automatiquement (% ou montant fixe). Créez vos codes dans Ventes → Promotions.
Gérer le carnet clients Diamondra
Dans Ventes → Clients, ajoutez vos clients fidèles (nom, téléphone, email). La page affiche également les clients issus de l'historique des ventes. Cliquez sur un client pour voir tout son historique d'achats, le total dépensé et le nombre de visites.
Gérer les retours & remboursements Diamondra
Dans Ventes → Retours, saisissez l'ID de la commande d'origine et cliquez Rechercher. Les articles de la commande se chargent automatiquement. Cochez les articles à retourner, ajustez les quantités, choisissez le type de remboursement (espèces, avoir, échange) et validez. Le stock est réintégré automatiquement.
Créer une promotion Diamondra
Dans Ventes → Promotions, cliquez Créer une promotion. Donnez-lui un nom, choisissez le type (pourcentage ou montant fixe), la valeur, et optionnellement un code promo et des dates de validité. Activez/désactivez chaque promotion d'un clic.
Clôture de caisse journalière Diamondra
En fin de journée, allez dans Ventes → Clôture de caisse. Vous verrez le résumé complet : total encaissé, réparti par mode de paiement (espèces, carte, mobile money) et nombre de ventes. Entrez optionnellement le montant réel en caisse pour détecter les écarts, ajoutez une note et cliquez Clôturer la journée. Un rapport imprimable est disponible.
Comptage physique de l'inventaire Diamondra
Dans Stock → Comptage physique, cliquez Démarrer un nouvel inventaire. Tous vos produits s'affichent avec leur stock théorique. Entrez le stock réel compté pour chaque article — les écarts s'affichent en rouge ou vert. Terminez et choisissez si vous souhaitez appliquer les ajustements au stock du système automatiquement.
Suivre les mouvements de stock Diamondra
Dans Stock → Inventaire, cliquez sur l'icône graphique (courbe orange) d'un produit pour voir tout son historique : chaque vente, ajustement, retour ou modification avec la date, le delta et le stock avant/après. Retrouvez tous les mouvements dans Rapports → Historique ventes.
Enregistrer des dépenses
Dans Rapports → Dépenses, cliquez Ajouter une dépense. Choisissez la catégorie (salaires, achats, loyer…), le montant, la date et la méthode de paiement. La page affiche un graphique des dépenses vs revenus sur 6 mois et la répartition par catégorie.
Consulter la finance globale
Dans Rapports → Finance globale, vous voyez le tableau de bord financier complet : revenus totaux, dépenses, bénéfice net, évolution sur 12 mois. Utilisez les filtres par période pour analyser n'importe quel intervalle et exportez les données.
Tableau de bord & alertes
Le Tableau de bord affiche aujourd'hui vs hier, la semaine, le mois et les heures de pointe. La cloche en haut de la barre latérale vous notifie des stocks faibles, des ventes inhabituelles et des recommandations de réapprovisionnement — cliquez pour voir toutes les alertes dans Centre de notifications.
Statistiques & exports
Dans Rapports → Statistiques, analysez vos performances : chiffre d'affaires par période, top produits, catégories les plus vendues, évolution mensuelle. Exportez en Excel, Word ou PDF depuis chaque page de rapport.
Safira : Ventes, Stock, Historique — les essentiels.
Volamena : + Dépenses, Finance globale, Statistiques.
Diamondra ♦ : Accès complet — Clôture de caisse, Clients, Retours, Promotions, Comptage physique, Mouvements de stock, Notifications intelligentes, Détection d'anomalies.
Salle de Sport
Abonnements, membres, planning des cours et suivi RH
Configuration de la salle
Dans Paramètres, saisissez le nom de la salle et les horaires d'ouverture. Définissez les types d'abonnements disponibles — mensuel, trimestriel, annuel.
Définir les formules & tarifs
Dans Abonnements, créez vos formules tarifaires avec prix, durée de validité et accès inclus — cardio, musculation, cours collectifs.
Inscription d'un membre
Dans Membres, remplissez la fiche — nom, contact, photo, formule souscrite, date de début. Un numéro de membre unique est attribué automatiquement.
Suivi des présences
Dans Présences, enregistrez les entrées par ID membre ou scan de carte. Le système vérifie automatiquement la validité de l'abonnement à chaque passage.
Renouvellement d'abonnement
Les abonnements expirant bientôt apparaissent dans les alertes. Depuis la fiche membre, effectuez le renouvellement et enregistrez le paiement en quelques secondes.
Planning des cours collectifs
Créez votre planning hebdomadaire — yoga, fitness, crossfit. Assignez un coach, une salle et une capacité maximale à chaque séance programmée.
Gestion des coachs & RH
Gérez les fiches de vos coachs et employés dans RH — contrats, horaires, rémunérations et évaluations de performance.
Rapports & finances
Finance fournit des statistiques sur les entrées, le chiffre d'affaires mensuel, les renouvellements et les dépenses d'exploitation de votre salle.
Gestion Hôtel
Chambres, réservations, check-in / check-out et facturation
Configuration de l'hôtel
Dans Paramètres, renseignez le nom, l'adresse et les informations légales. Définissez les politiques tarifaires — saisons haute / basse, promotions.
Ajout des chambres & catégories
Créez les types de chambres — Standard, Deluxe, Suite — avec capacités et équipements. Ajoutez chaque chambre avec son numéro et sa catégorie.
Gérer les tarifs
Dans Tarification, définissez le prix par nuit pour chaque catégorie selon la saison. Incluez les services associés — petit-déjeuner, transfert aéroport, spa.
Nouvelle réservation
Dans Réservations, sélectionnez les dates et la chambre disponible. Renseignez les informations client — la facture prévisionnelle est générée automatiquement.
Check-in
Lors de l'arrivée, retrouvez la réservation et effectuez le check-in. La chambre passe automatiquement au statut Occupée dans le tableau de bord.
Consommations supplémentaires
Ajoutez des extras à la facture — room service, mini-bar, location de véhicule. Chaque consommation est tracée et rattachée automatiquement au séjour.
Check-out & facturation
Au départ, lancez le check-out : consultez la facture finale détaillant séjour et extras. Enregistrez le règlement et imprimez le reçu client.
Tableau de bord & rapports
Le tableau de bord affiche en temps réel : taux d'occupation, revenus, chambres disponibles et alertes ménage. Finance génère des rapports périodiques complets.
Programme d'Affiliation
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Accéder à la page Affiliation
Rendez-vous sur la page dédiée via ce lien : Accéder à l'Affiliation →
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